In questo articolo parleremo del concetto di “workflow” e di quanto sia importante nella progettazione di una clinica ambulatoriale.
Progettare un ambulatorio, come si può ben immaginare, richiede di soppesare e tenere conto di una grande quantità di aspetti e dettagli. Tra questi, come vedremo, il workflow riveste un ruolo centrale per garantire la soddisfazione non solo dei pazienti ma anche degli operatori, semplificando e rendendo più efficiente e meno stressante il lavoro quotidiano.
Inoltre, ottimizzare questi aspetti è importante anche al fine di contenere i costi della propria attività e renderla più attrattiva e visibile.
Cos’è il workflow e perché è importante nella progettazione della clinica
In generale, con il termine ” workflow” si intende la gestione dei processi di lavoro attraverso creazione di modelli gestione informatica dell’insieme di attività da eseguire per raggiungere determinati obiettivi aziendali, coinvolgendo tutti gli attori che fanno parte di un particolare processo lavorativo/operativo.
Nel settore degli ambulatori medici, questo si traduce nel percorso che i pazienti, il personale e le informazioni seguono all’interno dello studio.
In altre parole si tratta dei processi composti dalle interazioni i tre “attori” sopra citati, che, insieme, compongono la sequenza di attività all’interno di un ambulatorio.
È chiaro fin da subito, quindi, come una buona pianificazione del workflow renda possibile un aumento dell’efficienza e una riduzione degli sprechi di tempo e risorse.
Per raggiungere questi risultati, ci sono alcuni aspetti fondamentali ai quali prestare particolare attenzione, come ad esempio:
- l’organizzazione degli spazi,
- la definizione del percorso che ogni paziente segue quando entra nell’ambulatorio,
- una distribuzione chiara dei ruoli tra il personale,
- l’implementazione di sistemi – anche tecnologici – per gestire le informazioni e le pianificazioni al meglio.
Ecco perché al momento di progettare un nuovo ambulatorio medico, o magari di riorganizzarne uno già esistente ed avviato, tenere conto del flusso di lavoro è fondamentale per ottenere comfort, sicurezza, efficienza ed esperienze positive per pazienti e personale.
Esperienza del paziente e workflow
Quando si progetta una clinica ambulatoriale, adottare il punto di vista del paziente è fondamentale, con l’obiettivo rendere la sua esperienza non solo buona, ma riconoscibile e memorabile.
Il paziente deve cioè essere immediatamente e facilmente messo nella condizione di riconoscere l’alto livello della prestazione che sta ottenendo nell’ambulatorio.
Questi accorgimenti non hanno il solo scopo di tranquillizzare e mettere a proprio agio chi si sta sottoponendo a una procedura medica, ma anche quello di caratterizzare in modo chiaro il proprio ambulatorio, in un settore spesso molto competitivo in cui i pazienti fanno fatica ad orientarsi.
In questo senso, il workflow dovrebbe essere costruito in modo da massimizzare il comfort e la chiarezza e minimizzare i passaggi non chiari e i tempi di attesa.
Come già approfondito in questo articolo, migliorare l’esperienza dei pazienti è uno degli elementi chiave per distinguersi nello scenario attuale. Dal punto di vista del flusso di lavoro, questo significa innanzitutto progettare un’area di ingresso e di attesa accogliente, definire un percorso trasparente e comprensibile per l’esperienza di cura o trattamento e implementare una gestione efficiente delle prenotazioni, che permetta di ridurre al minimo i ritardi.
Esperienza del personale e workflow
Anche l’esperienza del personale è fondamentale nella progettazione di una clinica ambulatoriale: un workflow ben pianificato può rendere il lavoro di tutti gli operatori più efficiente e meno faticoso, migliorando il livello di soddisfazione e riducendo il rischio di errori.
Questo richiede innanzitutto la definizione chiara dei ruoli e delle responsabilità.
Sono inoltre fondamentali la creazione di spazi di lavoro ergonomici e funzionali e una gestione ottimale delle attrezzature e dei materiali, per creare un ambiente di lavoro sicuro e confortevole.
L’integrazione della tecnologia nell’organizzazione della propria attività è un elemento chiave nella progettazione del workflow di un ambulatorio.
Tecnologia e workflow di un ambulatorio
Tra le tecnologie utili a razionalizzare il workflow nelle cliniche ambulatoriali, possiamo citare i sistemi di gestione dei pazienti e quelli di archiviazione elettronica dei dati medici (rendere facilmente accessibili i dati di un paziente a tutti i membri di uno studio medico aumenta notevolmente l’efficienza). Sono da non sottovalutare anche i sistemi di telemedicina.
Ad esempio, si stanno diffondendo App specificamente dedicate alla gestione degli appuntamenti o quelle che consentono di ricevere un primo consulto o l’apertura di un percorso di cura tramite l’invio di foto o di richieste dirette al proprio medico.
Attrezzature e arredi: fattori chiave per il workflow ambulatoriale
Le attrezzature e gli arredi sono centrali nella progettazione di ogni ambulatorio: possono fare la differenza sull’efficienza della clinica e sull’esperienza generale di medici e pazienti.
Se gli arredi sono ergonomici e confortevoli e le attrezzature sono facili da usare e da manutenere, il workflow ne risulterà senza dubbio migliorato.
In particolare, adottare poltrone e seggiolini specificamente progettati per il proprio settore medico di interesse, al cui sviluppo abbiano preso parte attivamente anche professionisti che conoscono bene le esigenze quotidiane della propria professione, significherà ridurre i problemi, velocizzare i tempi, avere subito a portata di mano soluzioni studiate appositamente per ottimizzare il flusso di lavoro di ogni ambulatorio.
Ecco perché i prodotti Tecnocare nascono esattamente con questa ambizione e con una serie di accorgimenti pensati per raggiungere questi obiettivi.
Ad esempio, le nostre poltrone possono consentire di memorizzare su tre profili operatore tre posizioni ognuno, riducendo i tempi dei trattamenti e semplificando le operazioni per il personale medico e di conseguenza per i pazienti.
Infine, per valutare correttamente i vantaggi dell’ottimizzazione del workflow, bisogna tenere conto che non si tratta esclusivamente di aumentare il comfort, ma è anche una questione di marketing e di prospettiva strategica per il proprio studio professionale.
Questo articolo evidenzia infatti come l’ambulatorio medico non sia solo un valore, ma dia valore. Attrezzature di alta qualità, infatti, non potranno che migliorare la brand reputation, dando vita a un utile passaparola basato su fatti oggettivi ed esperienze positive.
Insomma, migliorare il workflow dovrebbe essere un’operazione prioritaria per ogni ambulatorio medico, poiché si ripercuote positivamente su tanti aspetti della propria attività.
Attrezzature e arredi di alta qualità sono uno dei fattori chiave per raggiungere questo scopo: l’investimento necessario si ripagherà in breve tempo grazie alla maggiore efficienza e al consolidamento della riconoscibilità e del valore del proprio ambulatorio.
